Christoph Buluschek, Leiter Customer Touchpoints bei Agenda (strategischer Partner des BVBC)
Christoph Buluschek, Leiter Customer Touchpoints bei Agenda, geht in einem erneuten Gastbeitrag darauf ein, warum Unternehmen die E-Rechnung jetzt strategisch nutzen sollten .
Rund um den Jahreswechsel 2024/2025 war die E-Rechnung eines der beherrschenden Themen im Rechnungswesen. Mittlerweile ist es ruhig geworden. Viele Unternehmen haben ihre Systeme angepasst, erste elektronische Rechnungen verarbeitet und betrachten das Thema als erledigt.
Während die Aufmerksamkeit nachlässt, verstreicht mit Ende 2026 bereits die nächste Übergangsfrist beim Thema E-Rechnungen. Ab 2027 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen zunächst für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, ein Jahr später dann für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich. Damit gewinnt das Thema erneut an Bedeutung. Wer den Blick jetzt ausschließlich auf die gesetzlichen Vorgaben richtet, greift allerdings zu kurz. Unternehmen müssen künftig E-Rechnungen im B2B-Geschäft versenden und gleichzeitig sicherstellen, dass Privatkunden weiterhin lesbare Rechnungen erhalten. Nun gilt es Prozesse und Systeme so einzurichten, dass Betriebe beide Anforderungen zuverlässig abbilden.
Genau darin liegt jedoch eine große Chance. Denn mit der E-Rechnung verändert sich weit mehr als das Rechnungsformat. Erstmals lässt sich der gesamte Belegprozess durchgängig digital abbilden.
Der digitale Prozess schließt sich
Mit der Einführung der Empfangspflicht Anfang 2025 begann für viele Unternehmen der Einstieg in die E-Rechnung. Sie richteten ihre Systeme darauf aus, strukturierte Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Der digitale Prozess endete jedoch häufig am eigenen Unternehmen. Ausgangsrechnungen verschicken viele Betriebe weiterhin als PDF oder sogar in Papierform.
Mit der Versandpflicht schließt sich dieser Kreis erstmals. Der Rechnungssteller erstellt den Beleg als strukturierten Datensatz, was er über den gesamten Lebenszyklus hinweg dann auch bleibt. Informationen fließen ohne Medienbrüche vom Rechnungsausgang über den Rechnungseingang bis in die Buchhaltung. Genau dadurch entsteht erstmals ein durchgängiger digitaler Prozess.
Viele Unternehmen verbinden die E-Rechnung noch immer mit einem neuen Dateiformat. Tatsächlich verändert sie jedoch die Art, wie Buchhaltung arbeitet. Während eine PDF-Datei in erster Linie Informationen für den Menschen bereitstellt, liefert eine E-Rechnung strukturierte Daten, die Softwaresysteme unmittelbar weiterverarbeiten.
Aus einem Beleg wird ein digitaler Prozess
Die Auswirkungen zeigen sich im gesamten Rechnungswesen. Das rechnungsstellende Unternehmen erstellt die Rechnung als strukturierten Datensatz und versendet sie elektronisch. Beim Empfänger landet sie direkt im Buchhaltungssystem. Die Software übernimmt die enthaltenen Informationen automatisch und stellt sie zur Prüfung bereit. Nach der Freigabe stößt das System die Zahlung an, übernimmt die Buchung und archiviert den Beleg revisionssicher. Informationen bleiben während des gesamten Prozesses erhalten. Anwender müssen Daten weder doppelt erfassen noch zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen.
Der eigentliche Gewinn entsteht deshalb nicht durch den Versand einer E-Rechnung. Unternehmen profitieren davon, dass alle Prozessschritte auf denselben strukturierten Daten aufbauen. Medienbrüche entfallen, der manuelle Aufwand sinkt und Automatisierung greift dort, wo bisher einzelne Arbeitsschritte voneinander getrennt waren. Gleichzeitig stehen Rechnungsdaten deutlich schneller und in besserer Qualität zur Verfügung. Das schafft die Grundlage für aktuelle Auswertungen, eine verlässlichere Liquiditätsplanung und fundiertere Unternehmensentscheidungen. Aus einem einzelnen Dokument entwickelt sich ein durchgängiger digitaler Prozess, der weit über den Rechnungsaustausch hinaus Mehrwert schafft.
Die Übergangsfrist schafft Zeit für Veränderungen
Viele Unternehmen betrachten die verbleibende Zeit bis 2027 als Aufschub. Tatsächlich eröffnet sie die Möglichkeit, Prozesse ohne Zeitdruck weiterzuentwickeln. Die eigentliche Aufgabe besteht nicht darin, rechtzeitig eine Software einzuführen. Sie besteht darin, Abläufe neu zu denken.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Faktura-Systeme auf den Versand von E-Rechnungen vorzubereiten und Kundenstammdaten auf Vollständigkeit zu prüfen. Habe ich von allen Kunden alle Pflichtangaben für Rechnungen? Liegt von jedem die richtige E-Mail-Adresse für den System-Versand vor? Lassen sich die strukturierten Daten mit dem System zuverlässig erstellen und versenden? Gleichzeitig lohnt sich der Blick auf den Rechnungseingang: Wie lässt sich dieser zentralisieren? Welche Schnittstellen vermeiden doppelte Arbeit? Und an welchen Stellen können strukturierte Rechnungsdaten bestehende Buchhaltungsprozesse automatisieren? Software lässt sich vergleichsweise schnell einführen. Neue Prozesse entstehen dagegen Schritt für Schritt im Arbeitsalltag. Unternehmen sammeln Erfahrungen, passen Abläufe an und schaffen Routinen. Genau dafür bietet die Übergangsfrist den notwendigen zeitlichen Spielraum.
Die E-Rechnung als Treiber der Digitalisierung
Die gesetzliche Verpflichtung liefert den Anlass. Den eigentlichen Mehrwert schaffen Unternehmen selbst. Wer die E-Rechnung ausschließlich als regulatorische Vorgabe betrachtet, erfüllt am Ende zwar die gesetzlichen Anforderungen. Wer die Umstellung nutzt, um den gesamten Belegprozess neu auszurichten, erzielt deutlich mehr.
Mit durchgängigen digitalen Prozessen beschleunigen Unternehmen ihre Buchhaltung, reduzieren Fehler und schaffen die Grundlage für weitreichende Automatisierung. Zahlen stehen ihnen schneller zur Verfügung und bilden die Basis für fundierte Entscheidungen. Gleichzeitig gewinnen Fachkräfte Zeit für Aufgaben, bei denen ihre Erfahrung und ihr Fachwissen den größten Mehrwert liefern. Die Versandpflicht für E-Rechnungen markiert deshalb nicht das Ende einer Übergangsfrist, sondern den Beginn einer neuen Arbeitsweise im Rechnungswesen. Unternehmen arbeiten dadurch nicht nur rechtssicher. Sie digitalisieren ihre Buchhaltung konsequent, automatisieren Abläufe und schaffen die Grundlage für ein Rechnungswesen, das Unternehmen mit aktuellen und belastbaren Zahlen aktiv bei ihren Entscheidungen unterstützt.
Der Softwareanbieter Agenda ist langjähriger strategischer Partner des BVBC und kennt seit über 40 Jahren die Anforderungen von selbstständigen (Bilanz-)Buchhalterinnen und Buchhaltern sowie Unternehmen. Mitglieder erhalten 15 Prozent Rabatt auf entsprechende IT-Lösungen. Mehr Infos dazu gibt es hier.
